Wie lange muss ich meine Belege, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe, etc. … aufbewahren? 

Gibt es eine Möglichkeit in meinen überfüllten Regalen wieder Platz für neue Unterlagen zu schaffen? 

Kann ich meine Aufbewahrungspflicht von einem Dritten erfüllen lassen?

Wenn Sie sich schon einmal eine dieser Fragen gestellt haben, wird Ihnen der folgende Beitrag weiterhelfen. Wir haben die wichtigsten Fakten zu Aufbewahrungsfristen, digitaler Archivierung und Auslagerung von Aufbewahrungsverpflichtungen für Sie zusammengefasst.

Wie lange muss ich meine Belege, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe, etc. … aufbewahren?

Die Frist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres zu laufen, auf das sich das Dokument bezieht.
Beispiel 1: Eine Ausgangsrechnung mit Rechnungsdatum 5. Februar 2017 muss bis zum 31.12.2024 aufbewahrt werden.
Bei abweichenden Wirtschaftsjahren beginnt die Frist mit dem Ende des Kalenderjahres zu laufen, in dem das abweichende Wirtschaftsjahr endet.

Beispiel 2: Wirtschaftsjahr 1.5.2017 bis 30.4.2018: Eine Ausgangsrechnung mit Rechnungsdatum 6.5.2017 muss bis 31.12.2025 aufbewahrt werden.

Gibt es eine Möglichkeit, in meinen überfüllten Regalen wieder Platz für neue Unterlagen zu schaffen?

Unterlagen können elektronisch archiviert werden, wobei die Ausnahmen – siehe Aufzählung unten – zu beachten sind.

Für die ordnungsgemäße Buchführung, Aufbewahrung von Geschäftsbriefen, Buchungsbelegen und Inventuraufzeichnungen kann eine ausschließliche Aufbewahrung auf Datenträgern erfolgen. Die in Papierform vorhandenen Dokumente können nach korrekter digitaler Archivierung vernichtet werden. Um eine korrekte Archivierung durchzuführen, sind die folgenden Punkte unbedingt zu beachten:

  • Das Dokument muss bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist bildgetreu wiederhergestellt werden können (zB durch Ausdruck).
  • Die Speicherung setzt voraus, dass auch beschriebene oder bedruckte Rückseiten der Dokumente eingescannt werden.
  • Eine farbgetreue Wiedergabe ist dann notwendig, wenn Informationen oder Zusammenhänge nur durch farbliche Gestaltung erkennbar sind. Ansonsten ist S/W ausreichend.
  • Soweit man zur Einsichtgewährung verpflichtet ist, müssen Hilfsmittel auf eigene Kosten zur Verfügung gestellt werden, um die Unterlagen lesbar zu machen.
  • Es muss eine revisionssichere Archivierung erfolgen. D.h. es wird ein Speichermedium benötigt, das eine Bearbeitung der Daten nicht erlaubt (CD, WORM-Datenträger) oder es wird eine revisionssichere Protokollierung über die Aktivitäten geführt.
  • Eine Dokumentation der Abläufe des Archivierungsvorgangs ist notwendig.

Ausnahmen der digitalen Aufbewahrung:
Die folgenden Dokumente müssen nach wie vor in Papierform aufbewahrt werden:

  • Zolldokumente
  • Evtl. Rechnungen mit ausländischer Vorsteuer
  • Jahresabschlüsse
  • Konzernabschlüsse
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanzen

Wichtig: Keinesfalls sollten Unterlagen, die zur Beweisführung – etwa in den Bereichen Arbeits-, Bestands-, Eigentums- oder Produkthaftungsrecht – dienen, vernichtet werden.

Kann ich meine Aufbewahrungspflichten von einem Dritten erfüllen lassen?

Es ist möglich, die digitale Archivierung auszulagern und Services von Drittanbietern zu nutzen. Zu beachten ist jedoch, dass die Verantwortung auch bei Auslagerung beim Buchführungspflichtigen verbleibt.

Die Auswahl der Drittanbieter sollte daher wohl überlegt sein.

Da zu diesem Themenfeld in Österreich bislang keine höchstgerichtlichen Entscheidungen vorliegen, ist jede Situation individuell zu beurteilen.

Wir unterstützen Sie gerne dabei, eine vernünftige, auf Sie angepasste und auch rechtssichere Lösung zu finden.

Ihr UNICONSULT-Berater steht Ihnen für Fragen gerne zur Verfügung.

 

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Lukas Schönbauer BSC (WU)

+43 50885 – 553

lukas.schoenbauer@uniconsult.at

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