Das Kraftfahrzeug (KFZ) ist sowohl in der Beratungspraxis bei uns in der Steuerberatung als auch bei Prüfungen ein bedeutsames Thema. Wir werden in Form einer Serie häufig gestellte Fragen, die in der Beratung in diesem Zusammenhang immer wieder auftreten, behandeln. 

Muss ich ein Fahrtenbuch führen? Wenn ja, worauf muss ich hier achten?

Die betriebliche Nutzung des Fahrzeuges durch den Unternehmer ist grundsätzlich mittels Fahrtenbuch nachzuweisen. Das Fahrtenbuch muss betrieblich und privat gefahrene Kilometer enthalten, fortlaufend, übersichtlich, zeitnah sowie in geschlossener Form geführt werden. Nachträgliche Einfügungen und Änderungen müssen ausgeschlossen sein bzw. erkennbar sein.

Inhalt des Fahrtenbuchs:

  • Datum
  • Ausgangs- und Zielpunkt
  • Zweck der Reise: Kunde bzw. Geschäftspartner, mit dem der Unternehmer einen Termin hat bzw. den Gegenstand der dienstlichen Verrichtung
  • Gesamtkilometerstand

Die Frage, ob ein Fahrtenbuch immer händisch geführt werden muss oder auch elektronisch geführt werden kann, ist laut Judikatur zumindest zweifelhaft.

Ein elektronisches Fahrtenbuch, indem nachträgliche Veränderungen nach der Funktionsweise des Programmes technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden, gilt als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Nachträgliche Änderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten dürfen nicht möglich sein. Excel Dateien können jederzeit nachträglich verändert werden, womit die formelle Ordnungsmäßigkeit nicht gegeben ist.

Aufgrund der Unbeschränktheit der Beweismittel und der Gleichmäßigkeit der Besteuerung gemäß § 166 BAO bzw. § 167 Abs. 2 BAO (Bundesabgabenordnung) kommen auch andere Beweismittel wie z.B. Kursbestätigungen oder Reisekostenabrechnungen für den Arbeitgeber in Betracht.

Liegt kein Fahrtenbuch vor, muss der Prozentsatz für Privatanteile geschätzt und glaubhaft gemacht werden. Dies ergibt sich aus § 184 BAO, der besagt, dass Betriebsausgaben, die nicht nachgewiesen werden oder nicht glaubhaft gemacht werden können, zu schätzen sind.

Für nähere Infos steht Ihnen gerne Ihr UNICONSULT-Berater zur Verfügung!

 

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sandra.augustin@uniconsult.at

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