Jeder Buchhalter lernt bereits in den ersten Augenblicken seiner Karriere den Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“. Dies gestaltet sich in der Praxis oft als Herausforderung, da dieser – wenn er denn vorhanden ist – nicht immer richtig ausgestellt ist. 

Zu unterscheiden ist zwischen inhaltlichen und formellen Mängeln. Inhaltliche Unrichtigkeiten (Artikel, Stückzahl) kann nur der Rechnungsempfänger selbst überprüfen, da nur er weiß, welche Leistung in welchem Umfang er mit dem Leistungserbringer vereinbart hat. Formelle Mängel können auch in der Buchhaltung überprüft werden (Steuersatz, fehlende UID-Nr).

Eine Rechnung ist ordnungsgemäß ausgestellt, wenn sie die Merkmale des § 11 UStG erfüllt. Tut sie dies nicht, ist das Finanzamt nicht verpflichtet, sie anzuerkennen. Das bedeutet, dem Leistungsempfänger steht kein Vorsteuerabzug zu und der bezahlte Betrag ist keine Betriebsausgabe.

Auf keinen Fall sollte man eine fehlerhaft ausgestellte Rechnung mit Vorsteuerabzug einbuchen, da hier bei einer Überprüfung u.a. Säumniszuschläge zu erwarten sind, da ein höherer Vorsteuerabzug geltend gemacht wurde, als zusteht.

Der Rechnungsempfänger hat hier aber die Möglichkeit, eine Rechnungsberichtigung vom Rechnungsaussteller einzufordern, wenn nötig auch im Zivilrechtsweg, denn darauf hat er einen Rechtsanspruch. Eine Rechnungsberichtigung kann in zwei Varianten erfolgen:

  • In einer „Berichtigungsnote“ werden die Mängel mit Hinweis auf die fälschlich ergangene Rechnung korrigiert
  • Eine neue Rechnung wird ausgestellt, entweder mit ursprünglicher („Rechnungsberichtigung“ muss angeführt werden) oder neuer Rechnungsnummer (unter Verweis auf die ursprüngliche Rechnung und deren Nummer)

Der Vorsteuerabzug steht jedoch erst mit der Richtigstellung der Rechnung zu (vgl. VwGH 2.9.2009, 2008/15/0065). Sollte im Wege einer Finanzamtsprüfung eine unrichtig ausgestellte Rechnung zu Tage kommen, wird in der Regel eine Frist (ein Monat) zur Behebung dieses Mangels gewährt.

Für weitere Fragen steht Ihnen Ihr UNICONSULT-Experte gerne zur Verfügung!

 

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