Grundsätzlich unterliegen Aufzeichnungen und Buchhaltungsunterlagen wie Belege, Geschäftspapiere, Konten, … etc. einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren.

Belege können sowohl in Papierform, mittels optischer Archivierungssysteme oder aber auch in elektronischer Form aufbewahrt werden. Das Abgabenrecht erlaubt die Verwendung von Belegscannern, Mikrofilmen und Datenträgern. Bei Aufbewahrung auf Datenträgern muss eine vollständige, geordnete, inhaltsgetreue und urschriftsgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet sein. Der Fristenlauf startet mit Schluss des Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Die Belege des Kalenderjahres 2010 sind somit bis Ende des Kalenderjahres 2017 aufzubewahren.

Beispiel:

Eine mit 5. Februar 2013 datierte Eingangsrechnung muss bis zum 31. Dezember 2020 aufbewahrt werden. Erst am 1. Jänner 2021 darf man die das Jahr 2013 betreffenden Buchhaltungsunterlagen samt den zugehörigen Belegen ausscheiden.

Hinweis:

Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke betreffen, sind aufgrund einer Sonderbestimmung des Umsatzsteuergesetzes 22 Jahre aufzubewahren.

Die Aufbewahrungsfrist im Zusammenhang mit elektronisch erbrachten Leistungen, Telekomunikations-, Rundfunk- und Fernsehleistungen, die an Nichtunternehmer in EU-Mitgliedstaaten erbracht werden und für die der neue Mini-One-Stop-Shop (MOSS) in Anspruch genommen wurde, beträgt 10 Jahre.

Für nähere Infos stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!

 

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